Hantering av personuppgifter

Vi värnar om din personliga integritet och vill att du ska känna dig trygg med hur vi hanterar dina uppgifter. Denna information är till för att ge dig insyn i hur och när vi hanterar dina personuppgifter.

Har du frågor kring vår personuppgiftshantering är du varmt välkommen att höra av dig till oss via kontaktuppgifterna nedan.

Micasa Fastigheter i Stockholm AB, 556581-7870, är personuppgiftsansvarig för de behandlingar som beskrivs i detta meddelande.

Kontaktuppgifter

Micasa Fastigheter i Stockholm AB
Box 1298, 164 29 Kista
Besöksadress: Nordkapsgatan 3
Telefon: 08-508 360 00
E-post: info@micasa.se

Micasa Fastigheter har utsett ett dataskyddsombud som kan kontaktas vid frågor om hur vi behandlar personuppgifter.

Dataskyddsombud

E-post: info@micasa.se
Telefon: 08-508 360 00
Dataskyddsombud: Dejana Cecez

Vad är personuppgifter?

Personuppgifter är all slags information som identifierar en enskild person, till exempel namn, bild, rörlig bild och telefonnummer.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Beroende på vilken relation du har till oss kan vi komma att hantera personuppgifter om dig. Huvudsakligen handlar det om uppgifter som är nödvändiga för att vi ska kunna administrera hyresförhållanden, hantera kundärenden och felanmälningar, utföra drift, underhåll och säkerhetsrelaterade åtgärder samt för att fullgöra våra rättsliga skyldigheter som fastighetsägare och kommunalt bolag. De kategorier av personuppgifter som vi kan behandla är:

• Identitets- och kunduppgifter
  exempelvis namn, personnummer, kundnummer, adress, lägenhetsnummer och objektsnummer.
• Kontaktuppgifter
  exempelvis telefonnummer och e-postadress.
• Hyres- och avtalsuppgifter
  exempelvis uppgifter om hyresavtal, tilläggsavtal, hyresavier, betalningar, autogiro och inkassoärenden.
• Ärende- och serviceuppgifter
  exempelvis uppgifter i felanmälningar, arbetsordrar, kundtjänstärenden, klagomål, besiktningsärenden och underhållsärenden.
• Behörighets- och säkerhetsuppgifter
  exempelvis uppgifter om nycklar, passertaggar, kvittenser, fullmakter och behörigheter.
• Kontaktpersons- och leverantörsuppgifter
  exempelvis kontaktuppgifter till företrädare för verksamheter, entreprenörer, leverantörer och samarbetspartners.
• Företrädar- och anhöriguppgifter
  exempelvis uppgifter om god man, ombud, anhörig, förvaltare eller dödsbo när det behövs för att hantera ett ärende.
• Kommunikations- och dokumentationsuppgifter
  exempelvis uppgifter i e-post, fritextfält, protokoll, blanketter, bilagor, fotografier och annan dokumentation som skickas till eller upprättas hos oss.

Rättslig grund

Vilken rättslig grund som gäller beror på vilken typ av behandling det handlar om och i vilket sammanhang uppgifterna används.

I många fall behandlar vi personuppgifter för att kunna fullgöra ett avtal med dig, exempelvis vid hantering av hyresavtal, nyckelutlämning, tillval, betalningar och annan administration kopplad till hyresförhållandet.

Vi behandlar också personuppgifter för att uppfylla rättsliga skyldigheter som gäller för vår verksamhet. Det kan till exempel handla om krav enligt bokföringslagstiftning, arkivlagstiftning, offentlighetsprincipen eller skyldigheter vid kontakt med myndigheter.

I vissa fall behandlar vi personuppgifter utifrån ett berättigat intresse, exempelvis för intern administration, kontakt med leverantörer och entreprenörer eller för att kunna hantera och följa upp ärenden på ett effektivt och säkert sätt.

Varifrån kommer uppgifterna?

Uppgifter kan komma till oss från dig själv, anhöriga, ombud, god man eller förvaltare, Stockholms stad, Bostadsförmedlingen, myndigheter, verksamhetshyresgäster, leverantörer, entreprenörer, banker, inkassobolag eller andra parter som behöver medverka i ett ärende.

Vilka får ta del av uppgifterna?

Personuppgifter kan delas med de mottagare som behöver uppgifterna för att utföra sina uppdrag beroende på vilken situation det rör sig om, exempelvis:

• Briftleverantörer och entreprenörer
• IT- och systemleverantörer
• Bostadsförmedlingen
• Banker och inkassobolag
• Postdistributörer
• Stockholms stad eller andra myndigheter
• Interna funktioner hos oss.

När leverantörer behandlar personuppgifter för vår räkning tecknar vi personuppgiftsbiträdesavtal vilket innebär att leverantören endast får behandla uppgifterna enligt våra instruktioner.

Allmänna handlingar och offentlighetsprincipen

Micasa Fastigheter är ett kommunalt bolag. Det innebär att brev, e-post, ansökningar, ärenden och andra handlingar som skickas till oss kan bli allmänna handlingar. Allmänna handlingar kan begäras ut enligt offentlighetsprincipen.

Innan uppgifter lämnas ut gör vi en sekretessprövning. Uppgifter som omfattas av sekretess lämnas inte ut. Vi lämnar inte heller ut personuppgifter för marknadsföringssyften.

Hur länge sparar vi uppgifterna?

Vi sparar personuppgifter så länge de behövs för ändamålet med behandlingen eller så länge vi är skyldiga att spara dem enligt lag, exempelvis bokförings- eller arkivregler.

Dina rättigheter

Du har rättigheter enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Om du vill utöva någon av dina rättigheter eller har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter kan du kontakta oss via:

E-post: info@micasa.se
Telefon: 08-508 360 00

Du har följande rättigheter:

Rätt till tillgång (registerutdrag)

Du har rätt att få bekräftelse på om vi behandlar personuppgifter om dig och att få en kopia av dessa uppgifter samt information om behandlingen.

Rätt till rättelse

Om dina personuppgifter är felaktiga eller ofullständiga har du rätt att få dem rättade eller kompletterade.

Rätt till radering

Du har i vissa fall rätt att få dina personuppgifter raderade, exempelvis om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för. Rätten till radering gäller inte om vi är skyldiga att bevara uppgifterna enligt lag eller om det finns andra berättigade skäl att fortsätta behandlingen.

Rätt till begränsning av behandling

Du har i vissa situationer rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, exempelvis under tiden vi utreder om uppgifter är korrekta eller om behandlingen är laglig.

Rätt att invända mot behandling

Du har rätt att invända mot vår behandling av personuppgifter. Vi får då endast fortsätta behandlingen om det finns tvingande berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen behövs för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Rätt till dataportabilitet

Du har i vissa fall rätt att få ut de personuppgifter som du själv har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Du kan även ha rätt att få uppgifterna överförda till en annan personuppgiftsansvarig.

Rätt att återkalla samtycke

Om behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla samtycket.

Rätt att inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande

Du har rätt att inte bli föremål för ett beslut som enbart grundas på automatiserad behandling, inklusive profilering, om beslutet har rättsliga följder för dig eller på liknande sätt påverkar dig i betydande grad. Vi använder för närvarande inte sådant automatiserat beslutsfattande.

Rätt till information

Du har rätt att få information om hur vi behandlar dina personuppgifter, inklusive vilka uppgifter som behandlas, för vilka ändamål, vilken rättslig grund som används, vilka mottagare som kan ta del av uppgifterna och hur länge uppgifterna sparas.

Rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med dataskyddsreglerna har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Mer information finns på www.imy.se

Stort tack för att du tagit del av hur vi hanterar dina personuppgifter!